Comment évoluer d'une logique d'exécution à une logique de responsabilité. Les Secrétaires de Direction occupent des fonctions centrales dont l’importance est trop souvent omise. En effet, de la qualité et du professionnalisme de leur travail dépendent la bonne marche du service ou de l’entité où elles assument cette responsabilité. Une meilleure maîtrise des objectifs et responsabilités qu’impliquent leurs fonctions facilite la création d’un espace de travail de qualité dans lequel évoluent les personnes qu’ils assistent et qui ne sont autres que les managers et les décideurs. Ainsi, on passe d’une logique d’exécution à une logique de responsabilité. Par conséquent, le métier d’assistante secrétaire, lui aussi, évolue et change dans un contexte en perpétuelle mutation
Objectif
A l'issue du programme, les participantes seront capables de :
- Mieux se connaître et mieux connaître leur environnement professionnel ;
- Cerner la dimension managériale de leur poste ;
- Optimiser l’appui apporté au dirigeant ;
- Conduire avec efficacité leur missions d’assistance et de support au responsable ou manager ;
- Maitriser les techniques de la communication pour améliorer les relations professionnelles avec les autres ;
- Identifier les difficultés rencontrées dans l’organisation du travail et rechercher des moyens pour y remédier ;
- Organiser la journée de travail ;
- Mettre en place les outils de gestion de temps et des priorités ;
- S’approprier les principes de base de l’organisation : prévoir, prévenir, anticiper, planifier, simplifier ;
- Prendre conscience de l’évolution de leur métier et de son contexte.
Programme
MISE EN OEUVRE DES OUTILS DE DEVELOPPEMENT PERSONNEL
- La connaissance de soi (personnalité, ses faiblesses et ses points forts) ;
- L’estime de soi ;
- La gestion du stress.
AFFIRMATION DE SOI DANS LE MILIEU PROFESSIONNEL
- La connaissance de son environnement professionnel :
- Statut ;
- Missions ;
- Organisation ;
- La connaissance du contenu de la fonction secrétaire de direction (mission, activités, place dans l’organigramme, rapports avec le supérieur hiérarchique…).
AMELIORATION DE SES CAPACITES RELATIONNELLES
- La communication : les techniques relationnelles fondamentales pour mieux communiquer ;
- Les outils à mettre en place pour être à l’aise dans différentes situations professionnelles ;
- La méthode de travail avec les autres.
L’ORGANISATION PERSONNELLE ET LA GESTION DU TEMPS
- Les principes de base de l’organisation ;
- Les outils de gestion du temps ;
- La connaissance des différents temps en milieu professionnel ;
- L’Identification de son temps productif ;
- Les activités dévoreuses de temps ;
- Les causes de perte de temps ;
- Identification des tâches (paradigme de l’importance et tyrannie de l’urgence) :
- Importantes et urgentes ;
- Importantes et non urgentes ;
- Urgentes et non importantes ;
- Non importantes et non urgentes.
- Planification de ses activités selon le temps dont on dispose ;
- Les outils de gestion du temps.
DE NOUVELLE EXIGENCES DE COMPETENCES : UNE CAPACITE NECESSAIRE D’ADAPTATION
- Les facteurs d’évolution
- Les nouvelles technologies
- Quels outils et pour quoi faire
- Quelles conséquences sur les activités
- Les nouvelles formes d’organisation
- Les conséquences de ces évolutions : une modification des compétences requises
DU SECRETARIAT A L’ASSISTANAT : UN SAUT QUALITATIF, DES PERSPECTIVES NOUVELLES
- L’interrogation quantitative. Une certitude qualitative
- Des problématiques d’avenir – technologiques – organisationnelles
- Gérer le saut qualitatif et proposer de nouveaux parcours professionnels : formation et compétences nouvelles requises.
TRAVAUX PRATIQUES
